Starostwo Powiatowe w Parczewie

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.2024 poz. 928)

 

1.Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Powiatu w Parczewie  zwany dalej jako „Organ”

Osobą upoważnioną  przez Zarząd Powiatu w Parczewie do obsługi zgłoszeń zewnętrznych jest Sekretarz Powiatu .

Sygnalista może dokonywać zgłoszenia zewnętrznego w następujący sposób:

1)    ustnie,

2)    w formie listownej za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Starostwo Powiatowe w Parczewie ul. Warszawska 24, 21-200 Parczew z dopiskiem na kopercie „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa do rąk własnych pracownika obsługującego zgłoszenia zewnętrzne ".

3)  osobiście w formie listowej dostarczając zgłoszenie w zamkniętej kopercie do rąk pracownika obsługującego zgłoszenia zewnętrzne.

Zgłoszenie ustne może być dokonane poprzez bezpośrednie spotkanie z pracownikiem obsługującym zgłoszenia zewnętrzne , zorganizowane na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, opisane w  protokole rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. W takim przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Jeśli chcesz skorzystać ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:

• jesteś osobą fizyczną,
• zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
• informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:  o  ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Organ potwierdza przyjęcie zgłoszenia na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Organ informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego.

Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o sygnalistach, Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. W takim przypadku organ może przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może przekazać zgłoszenie:

• jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
• innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

W ramach postępowania, Organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych .

Organ zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy w toku działań następczych – wyjaśniających, nadzorczych, kontrolnych.

Celem zachowania poufności Organ zapewnia :

1)  ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;

2)  jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, Organ zapewnia także ochronę poufności ich tożsamości;

3)  dostęp do informacji zawartej w zgłoszeniu, do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem ma wyłącznie upoważniony pracownik do obsługi zgłoszeń zewnętrznych.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Starosta Parczewski.

Organ przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo - administracyjnych.

Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Organ gwarantuje, że przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są przetwarzane w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w klauzuli informacyjnej (Klauzule informacyjne RODO z art. 13 i art. 14).

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Ustawa o ochronie sygnalistów, w rozdziale 2 wprowadza środki ochrony prawnej sygnalisty. Sygnalista podlega tej ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona sygnalisty polega na zakazie podejmowania działań odwetowych, a w przypadku zaistnienia takich działań na prawie dochodzenia przez sygnalistę odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r., poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatnej pomocy prawnej udziela adwokat lub radca prawny, który zawarł z powiatem umowę w sprawie udzielania tej pomocy. Więcej informacji dostępnych jest pod linkiem https://spparczew.bip.lubelskie.pl/index.php?id=310

Na żądanie sygnalisty Organ, w przypadku gdy jest właściwy do podjęcia działań następczych (czy to na podstawie ustaleń poczynionych w ramach wstępnej weryfikacji przez RPO, czy to wyniku własnej weryfikacji lub też weryfikacji innego podmiotu publicznego, który mu przekazał zgłoszenie zewnętrzne) wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w ustawie. Zaświadczenie takie może być wydane wyłącznie osobie fizycznej, która jest sygnalistą w rozumieniu art. 4 ust. 1  ustawy.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego

Organ zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych Starostwa Powiatowego w Parczewie, z którym sygnalista pozostaje w kontekście związanym z pracą, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zgłoszenie wewnętrzne może stanowić środek służący skutecznemu i szybkiemu przeciwdziałaniu naruszeniu prawa w ramach struktury organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Parczewie.

11.Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenie zewnętrzne może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć pisemnie:

• pod adresem:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

• w formie elektronicznej na adres wskazany na stronie internetowej:

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly

 

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.