Starostwo Powiatowe w Parczewie

Warszawska 24, 21-200 Parczew

Do podstawowych zadań Wydziału należy w szczególności:
1) w zakresie spraw organizacyjnych i nadzoru oraz funkcjonowania starostwa:
a) zapewnienie obsługi interesantów starostwa oraz organizowanie kontaktów ze starostą i wicestarostą;
b) prowadzenie sekretariatu starostwa oraz Biura Obsługi Klienta;
c) obsługa kancelaryjna starostwa, w tym w zakresie sprawnego przepływu korespondencji w systemie elektronicznego zarzadzania dokumentacją;
d) wdrażanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
e) koordynacja spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji , opracowywanie analiz;
f) prowadzenie i aktualizacja danych w Biuletynie Informacji Publicznej;
g) prowadzenie spraw związanych z zakładową działalnością socjalną;
h) obsługa zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej na terenie Powiatu 
Parczewskiego;
i) sporządzanie danych do planu finansowego w zakresie zadań wydziału oraz realizacja wydatków;
j) prowadzenie zadań związanych z przygotowaniem i zawarciem umów, których realizacja jest niezbędna do zapewnienia ciągłości bieżącego działania 
i funkcjonowania starostwa;
k) prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień;
l) prowadzenie obsługi spraw w zakresie rzeczy znalezionych;

⎯ prowadzenie postępowania w sprawach odbierania zawiadomień o znalezieniu rzeczy, przyjmowania i przechowania rzeczy znalezionych oraz poszukiwania 
osób uprawnionych do ich odbioru;
⎯ prowadzenie magazynu rzeczy znalezionych;
m) obsługa organizacyjna wyborów samorządowych,
n) prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie spraw należących do właściwości wydziału, w tym związane z systemem kontroli zarządczej;
2) w zakresie administracyjno-gospodarczym
a) administrowanie budynkami starostwa, prowadzenie ich remontów oraz spraw związanych z ich zabezpieczeniem, zaopatrzenie materiałowo-techniczne, 
konserwacja urządzeń i wyposażenia starostwa oraz gospodarka powierzchnią użytkową budynków wchodzących w skład siedziby starostwa; 
b) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia mienia starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu;
c) prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej, a w szczególności materiały biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek, środki czystości, środki higieniczne;
d) prowadzenia spraw związanych z transportem samochodowym w zakresie zapewnienia transportu dla wyjazdów służbowych samochodami służbowymi, 
ubezpieczenia pojazdów, przeglądów technicznych, naprawy, remontów i eksploatacji; 
e) prowadzenie ewidencji sprzętu, wyposażenia nie uznawanych za środki trwałe o wartości 1 000,00 zł i mniejszej oraz wartości niematerialnych i prawnych 
umarzanych jednorazowo nisko cennych w tym dbanie o aktualność kartotek i prowadzenie spraw związanych z likwidacją sprzętu, wyposażenia;
f) prowadzenie ewidencji pieczęci oraz zamawianie pieczęci urzędowych, nagłówkowych, stempli i tablic informacyjnych;
g) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów, obsługa tablic informacyjnych starostwa;
h) sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie zadań wydziału oraz gospodarowanie drukami i formularzami; 
i) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem prenumeraty czasopism oraz wydawnictw specjalistycznych;
j) prowadzenie archiwum zakładowego w zakresie :
⎯ przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych wydziałów, samodzielnych stanowisk pracy,
⎯ przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
⎯ udostępnianie dokumentacji, przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
⎯ brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, inicjowanie brakowania,
⎯ przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego,
⎯ sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w tym archiwum,
3) w zakresie obsługi informatycznej starostwa:
a) realizacja zadań wynikających z przepisów o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa;
b) utrzymanie ciągłości działania infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania starostwa;
c) zapewnienie bezpieczeństwa systemu informatycznego i poufności danych;
d) zapewnienie działań służących rozwojowi e-administracji
e) administrowanie serwerami, siecią oraz systemami informatycznymi;
f) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej oraz serwisem informacyjnym Powiatu Parczewskiego www.powiat.parczew.pl w zakresie wdrażania , usprawniania, modernizacji i rozbudowy bądź przebudowy;
g) zabezpieczanie przestrzegania prawa autorskiego i ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych przy używaniu oprogramowania informatycznego 
w starostwie;
h) szkolenie pracowników w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania informatycznego;
i) nadzór nad wykorzystywaniem sprzętu komputerowego oraz eksploatacją programów informatycznych oraz zlecanie konserwacji i naprawy sprzętu 
komputerowego;
j) administrowanie i zarządzanie użytkownikami oraz infrastrukturą teleinformatyczną;
k) prowadzenie ewidencji posiadanych zasobów informatycznych oraz gromadzenie towarzyszących im materiałów ( oprogramowanie, licencje, 
sterowniki, instrukcje, elementy zabezpieczające);
l) prowadzenie ewidencji osób pracujących przy przetwarzaniu danych osobowych w systemach informatycznych;
m) nadzór nad archiwizowaniem danych;
n) planowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemu informatycznego przed zagrożeniami płynącymi z połączenia z siecią Internet;
o) planowanie i realizacja zakupów sprzętu i oprogramowania komputerowego, rozwiązań informatycznych;
p) poszukiwanie nowych rozwiązań rynkowych i dostosowywanie zasobów informatycznych starostwa do wymagań stawianych przez odpowiednie przepisy
prawa;
q) administrowanie systemem ePUAP i elektroniczną skrzynką podawczą oraz budowa zewnętrznych usług elektronicznych starostwa; 
r) obsługa poczty elektronicznej i nadzór nad funkcjonowaniem poczty w wydziałach;
s) realizacja obowiązków ustawowych związanych z transmisjami sesji Rady Powiatu w Parczewie;
t) administrowanie systemem elektronicznym obiegu dokumentów oraz korespondencją elektroniczną;
u) wykonywanie zadań administratora systemu teleinformatycznego oraz inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych,
4) w zakresie obsługi rady i zarządu powiatu: 
a) obsługa organizacyjno- techniczna sesji rady powiatu, komisji rady i zarządu powiatu;
b) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy rady powiatu, komisji rady i zarządu;
c) przekazywanie radnym materiałów będących przedmiotem obrad sesji bądź posiedzenia komisji rady powiatu i posiedzenia zarządu;
d) obsługa obrad rady w systemie elektronicznym
e) protokołowanie obrad rady, zarządu i posiedzeń komisji;
f) prowadzenie rejestrów: uchwał rady, uchwał zarządu, interpelacji i wniosków radnych,
g) sporządzanie sprawozdań z prac zarządu pomiędzy sesjami rady;
h) przekazywanie do realizacji kserokopii uchwał rady, zarządu, wniosków komisji i interpelacji radnych właściwym merytorycznie kierownikom wydziałów, 
jednostkom i podmiotom zewnętrznym oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
i) przedkładanie organom nadzoru uchwał podjętych przez radę powiatu 
tj. Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej;
j) prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych oraz innych oświadczeń i informacji składanych przez radnych, określonych w ustawie o samorządzie 
powiatowym,
k) obsługa radnych w zakresie sprawowania mandatu;
l) sporządzanie list wypłat diet radnym;
m)przekazywanie aktów prawa miejscowego oraz w przypadkach przewidzianych w przepisach prawnych innych aktów do opublikowania w Dzienniku 
Urzędowym Województwa Lubelskiego;
n) przekazywanie do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej dokumentów związanych z działalnością rady, zarządu wynikające z przepisów prawa i statutu;
5) w zakresie informacji i kontaktów z mediami :
a) współdziałanie z przedstawicielami lokalnych środków masowego przekazu oraz informowanie o zamierzeniach i działaniach starosty, obsługa informacyjna 
środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe;
b) organizowanie kontaktów kierownictwa starostwa z dziennikarzami, a także udzielanie dziennikarzom pomocy w zbieraniu i sporządzaniu informacji;
c) analiza publikacji prasowych i organizowanie odpowiedniego reagowania na krytykę prasową dotyczącą działalności starosty, starostwa i jednostek 
organizacyjnych powiatu;
d) sporządzanie informacji ze spotkań przewodniczącego i wiceprzewodniczących rady zarządu i starosty;
e) opracowywanie treści okolicznościowych wystąpień, życzeń, gratulacji i podziękowań na polecenie starosty,
f) organizowanie spotkań dziennikarzy z władzami powiatu oraz konferencji prasowych w określonych tematach;
g) umieszczanie istotnych informacji dotyczących powiatu w Biuletynie Informacji Publicznej;
h) redagowanie aktualności na stronie serwisu informacyjnego Powiatu Parczewskiego www.powiat.parczew.pl oraz zamieszczanie w nim informacji;
i) prowadzenie fanpage Powiatu Parczewskiego na portalu społecznościowym Facebook;
j) prowadzenie dokumentacji fotograficznej;
k) współpraca z komórkami organizacyjnymi starostwa przy udzielaniu informacji publicznych mających charakter prasowy/medialny.
3. W Wydziale Organizacyjno-Prawnym działa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji niejawnych podporządkowany bezpośrednio staroście, do niego należą zadania określone w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

„6) w zakresie zamówień publicznych:
a) prowadzenie spraw dotyczących realizowanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane starostwa oraz 
zarządu powiatu;
b) przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego do realizowanych projektów i programów finansowanych z funduszy unijnych; 
c) przygotowywanie i organizowanie przetargów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym: 
⎯ przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 
⎯ udostępnianie na stronie internetowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 
⎯ dokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przygotowywanie protokołu postępowań wraz z załącznikami, 
d) przygotowywanie projektów umów do podpisania, 
e) zamieszczanie ogłoszeń dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia, zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych, 
f) udzielanie wymaganych informacji wykonawcom w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
g) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem środków odwoławczych w zakresie określonym stosownymi procedurami,
h) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych, wzorów dokumentacji oraz wzorów postępowania w sprawie zamówień publicznych, 
i) współpraca z komórkami organizacyjnymi zlecającymi i realizującymi zamówienia publiczne.”